A kihívás
Bár a digitális transzformáció öles léptekkel halad, mégis számos helyen jelentős kihívást jelent az évek-évtizedek alatt felgyülemlett papír alapú dokumentumok feldolgozása. És a feldolgozás alatt nem kizárólag ezen dokumentumok digitalizálását értjük, hanem annak automatikus szortírozását, illetve mindazon szöveganalitikai folyamatokat, amelyek lehetővé teszik, hogy a későbbiekben például a dokumentumok kereshetősége is megoldott legyen. Ügyfelünk pedig éppen ilyen megoldást keresett, amelyhez több szakterület tudását kellett ötvözni.
Az OCR technológia
Tudjon meg többet az optikai karakterfelismerésről, annak szerepéről és előnyeiről.
Megvalósítás
Az első lépés az ügyfél több millió oldalnyi papír alapú dokumentumainak digitalizálása volt. A szkennelési folyamat előtt a dokumentumok vonalkódokkal lettek ellátva, amelyek segítségével már a digitalizálás során megvalósult a szortírozás is, ehhez az ABBYY megoldását hívtuk segítségül, amely vonalkódok alapján képes szétszedi a szkennelt dokumentumokat. Ezután következett az ABBYY OCR-rel megvalósított optikai karakterfelismerés, amely beazonosítja a digitalizált dokumentumok szöveges tartalmát.
A szöveges tartalmak kinyerése után a saját fejlesztésű TAS Tagger segítségével kinyerésre kerültek az entitások és az egyéb szükséges metaadatok. A dokumentumok indexelése után azok kereshetővé váltak a TAS Vállalati kereső felületén, méghozzá úgy, hogy a fentiekben leírt módon digitalizált tartalmakra mutató találatoknál egy plusz gomb segítségével az eredeti szkennelt verzió is elérhető és megtekinthető.
Partnerség ötvözött tudással
Az ügyfél elképzeléseinek megfelelő megoldás megvalósításához szöveganalitikai tapasztalatunkon túl alapvető fontosságúak voltak az ABBYY szolgáltatásai, amelyek képességeiben ABBYY viszonteladói partnereiként jogosan bízhattunk. Az így ötvözött tudással kialakított, a mai kor elvárásainak és technikai színvonalának megfelelő megoldást ügyfelünk elégedetten alkalmazhatja.
Szektorokon átnyúló megoldás
Az optikai karakterfelismerés (OCR technológia) számos területen nyújthat kézenfekvő megoldást az ügyvitel modernizálására. Nem kizárólag a papír alapú dokumentumkezelés esetén, hanem azokban az esetekben is, amikor elkerülhetetlen a papír alapú ügyintézés és ezen dokumentumok később is csak képi digitalizált formában (szkennelve) állnak rendelkezésre (pl.: email mellékletként).
Mivel a mai napig több szektor alkalmaz papír alapú ügyvitelt bizonyos folyamatoknál, így számukra komoly segítséget jelenthet a kidolgozott megoldás. Mely területeket lehetnek ezek? Többek között azok, amelyek hivatalos dokumentumokat kezelnek, legyen szó jogról, követeléskezelésről, lakossági ügyintézésről vagy nyilvántartásról.
Az adatok elérése kulcskérdés
Az ABBYY kutatása szerint 10-ből 6 alkalmazott munkáját nehezíti meg a dokumentumokban található adatok elérése és 92 százalékuk egy teljes munkanapot is veszít hetente a vállalati dokumentumokban történő kutatással.
Kilépés a digitális térből és vissza
A folyamatos digitalizációs és informatikai fejlesztések dacára nap mint nap szembesülünk azzal, hogy a honi ügyintézésnek továbbra is szerves részei a papír alapú hivatalos dokumentumok, amelyek kilépve a digitális térből, postai úton érkeznek a címzetthez (normál-és ajánlott levelek, tértivevényes küldemények). Ezeket sokszor az aláírásunkkal ellátva kell visszajuttatni a feladóhoz, ami bár bizonyos esetekben történhet emailben vagy egy ügyintézői portálon keresztül feltöltve is (szkennelve és csatolva az aláírt példányt), ettől még az adott “digitalizált válasz” nem lesz teljes körűen alkalmas a későbbi feldolgozásra, hiszen abban például keresni sem lehetséges. Ilyen esetekben tehát mindenképpen egyesével kell majd a “csatolmányokban” az ügyintézőnek kutatnia. Könnyen belátható, hogy amennyiben ezeket a dokumentumokat az OCR technológia segítségével feldolgozzuk, akkor Így azok már teljes mértékben visszakerülnek a digitális térbe. Ezek után pedig a megfelelő vállalati keresőmegoldás által pillanatok alatt elérhetővé válnak a keresett információk. A folyamat következményeképpen pedig megvalósulhat a jelen kornak megfelelő ügykezelés még akkor is, ha nem köszönünk el végleg a papír alapú ügymenettől.
Természetesen számos más területen is komoly előrelépés érhető el az optikai karakterfelismerésnek és a szöveganalitikai megoldásoknak köszönhetően, erről bővebben olvashat a Felejtse el a papír alapú keresést című blogcikkünkben.
