Problémák az elektronikus dokumentumokkal a home office idején
– Nálad van?
– Átküldenéd?
– Hol találom ezt?
– Kinél lehet?
Ismerősek a kérdések és a mögötte meghúzódó céges problémák? A válasz valószínűleg: IGEN.
Egy közép-vagy nagyvállalkozás dolgozói akár napi szinten is több ezer dokumentumot használnak, keresnek, mozgatnak és természetesen nem csak fizikailag, hanem elektronikus úton is. Az átlagos napi ügymenetben ez normálisnak mondható, de az ilyenfajta ügyintézés rengeteg időt emészt fel, nem is beszélve azokról az esetekről, amikor valamilyen jellegű probléma adódik a dokumentumok kezelése körül. A kisebb vállalkozások esetében is nap mint nap találkozunk ezekkel a helyzetekkel az irodai munka során. A közép-vagy nagyvállalatok esetében pedig még hatványozottabb módon jelentkeznek ezen szituációk. Az ilyen jellegű problémák többnyire egyszerűen megoldhatóak, ilyenkor találkozunk az alábbi mondatokkal:
– Ha nálad van, akkor küldd már át légy szíves!
– Beszkennelnéd és átküldenéd, mert én nem találom.
A fenti mondatok az emberi hibákon túl azonban rámutatnak a cég belső kommunikációjának és dokumentumkezelési folyamatainak hiányosságaira is. Mindazonáltal eddig lehetséges volt relatív gyorsan megoldani az említett szituációkat. De mi a helyzet a mostani „home office”-os időszakban? Ilyenkor, amikor egy cég akár több száz alkalmazottja is kénytelen otthonról dolgozni, illetve a kommunikációs csatornák is beszűkülnek, akkor ez olyan komoly kihívást jelent a vállalkozás számára, melyet megfelelő, speciális megoldás nélkül nehéz és szinte reménytelen hatékonyan kezelni.
A dokumentumok és adatforrások helyes kezelése mellett alapvetően biztosítani kell azt is, hogy a munkatársak hozzáférjenek a keresett tartalmakhoz, illetve azok között pillanatok alatt keresni is tudjanak. Ráadásul ezt még az is nehezíti, hogy a vállalati információk a legkülönfélébb rendszerekben találhatóak (pl.: ERP vagy CRM rendszer, hibajegy kezelő, JIRA, Confluence, Onenote, Sharepoint, Alfresco, bármely CMIS repository, DropBox, Google Drive, HDFS, LiveLink (OpenText), Documentum, Meridio and FileNet (IBM), illetve levelező rendszerek). Az ügymenetet pedig megfelelő jogosultságkezelés és speciális keresési lehetőségek biztosítása mellett kell megoldani. Ezen folyamatok hatékony kezelését nevezzük vállalati keresésnek, a megoldást pedig vállalati keresőnek.
A TAS Vállalati kereső kezelőfelülete
Milyen előnyöket biztosít a vállalati kereső?
A Precognox által kifejlesztett intelligens TAS Vállalati kereső kereshetővé tudja tenni a fentebb említett adatforrások tetszőleges kombinációját. Használatával a felhasználó képes keresni adatbázisokban, HTML oldalakban, PDF, DOC és más formátumú dokumentumokban egyaránt. A megoldás lehetőséget biztosít az összetett vagy speciális operátorokkal történő keresés mellett a tömeges lekérdezésre is. Természetesen a keresőmotorok esetében már megszokott funkciók (találati szűkítés, sorba rendezés) is rendelkezésre állnak.
A TAS Vállalati keresőhöz pedig több olyan kiegészítő szöveganalitikai szolgáltatás is társítható, mint a szókapcsolati szótár – TAS Thesaurus Manager – vagy éppen a keresések elemzésére szolgáló TAS Search Log Analyzer. A keresőmegoldás elérhető felhő alapon, vagy helyben telepített módon is.
Milyen további előnyökkel jár a TAS Vállalati kereső a home office időszakában?
Jelenleg számos vállalkozás tér át az otthoni munkavégzésre. Ez a fajta berendezkedés azonban számos kihívást is jelent. Továbbra is biztosítani kell a munkatársak zökkenőmentes hozzáférését a dokumentumokhoz, emellett szükség lehet az új tartalmak nyomonkövetésére is. Ezek nemcsak belső anyagok lehetnek, hanem internetről elérhető, folyamatosan frissülő adatok, tartalmak is.
A TAS Vállalati kereső erre is megoldást kínál, hiszen segítségével a folyamatosan (gyakran napi szinten) frissülő webes tartalmak (cikkek, publikációk, illetve a cég optimális működéséhez szükséges információk: adatok, statisztikák vagy éppen képzési anyagok) is követhetővé és kereshetővé válnak. Ez pedig a mai világban elengedhetetlen mindahhoz, hogy a vállalati feladatok a távmunka alatt is megvalósulhassanak. A home office így nem jelenthet problémát a vállalkozás életében.
A TAS Vállalati kereső alkalmazásával nincs többé szükség arra, hogy a bejegyzésünk elején említett kérdések elhangozzanak. Már csak egy jogos kérdés marad: Önnek van már TAS Vállalati keresője?
Videónkból gyorsan megtudhatja, hogyan is működik a TAS Vállalati kereső:
Lépjen velünk kapcsolatba!
Amennyiben Önnek és vállalkozásának is egy hatékony keresőmegoldásra van szüksége, kérjük vegye fel velünk a kapcsolatot!
