A vállalati adatok, dokumentumok azért keletkeznek, hogy azokat a későbbiekben is hasznosítani lehessen. Ezalatt érthetjük a bennük rejlő potenciál üzleti előnyszerzésre történő kiaknázását, bizonyos esetekben pedig kizárólag arról van szó, hogy ezen dokumentumokat törvényi kötelesség “előállítani”, tárolni és szükség esetén hasznosítani.
Természetesen a végső cél, hogy a teljes vállalati adatvagyonból – egy megfelelő keresőmegoldás segítségével – könnyedén kinyerhetőek legyenek a releváns információk. Ehhez elengedhetetlen, hogy minden dokumentum és minden adat összegyűjtésre kerüljön.
A vállalati adatgyűjtés során azonban számos akadályba ütközhetünk. Melyek ezek a nehézségek?
Eltérő rendszerek
A céges adatvagyon részét képezheti bármely hivatalos és nem hivatalos belső dokumentum. Ezek természetesen keletkezhettek dokumentumkezelőben, elektronikus levelező alkalmazásban, ügyfélkezelőben és megannyi, a szervezeten belül alkalmazott rendszerben. Arról se feledkezzünk meg, hogy például egy cégcsoport leányvállalatainál teljesen különböző szoftverek és dokumentumkezelők kerülhetnek bevezetésre. Ugyancsak komoly nehézséget okozhat ez több cég összeolvadása esetén. Ez a diverzifikáltság pedig hatalmas kihívást jelent az adatgyűjtés terén.
Papír-alapú ügyvitel
A digitalizáció előretörésének ellenére számos helyen alkalmaznak még ma is nyomtatott dokumentumokat. Ezek gyűjtése eddig kartonok, mappák létrehozásában merült ki, mára azonban az információk iránti igények növekedése miatt szinte megengedhetetlenné vált ezen dokumentumok kizárólagos fizikai feldolgozása.
Az ilyen papír-alapú ügyvitel bár nem lehetetlenné, de igen nehézkessé és időigényessé teszi a digitális adatgyűjtést.
Tudjon meg többet arról, hogyan segít az optikai karakterfelismerés és a szöveganalitika a modern ügyvitelben.
Ragaszkodás a megszokotthoz
Ugye ismerősek az alábbi, a régmúltat idéző kérések:
- Kikeresné kérem nekem azt a cikket, amiben arról a belvárosi ingatlanról van szó?
- Továbbítaná nekem azt az emailt, amit az a karbantartó cég küldött nekünk tavaly?
Valljuk be, hogy a mai napig is számos közegben lehetünk fültanúi az ilyen jellegű mondatoknak. Általában ilyenkor az adott vállalkozás, szervezet rendelkezik a feladat elvégzéséhez szükséges emberierő- és időforrással és így nem alakult ki még (főként a döntéshozóban) az igény a változtatásra, az információáramlás modernizálásra.
Természetesen mindaddig, amíg ez nem okoz működésbeli zavart a cég életében, addig a megszokotthoz való ragaszkodás továbbra is gátolni fogja a modern adatgyűjtést és feldolgozást.
Bővebben a vállalati adatgyűjtésről
Az adatok összegyűjtésének legfontosabb célja a vállalati adatvagyon visszakereshetőségének megvalósítása. Tudjon meg többet arról, mi az az 5 ok, amiért egyre fontosabbá válik a vállalati keresés, illetve arról, hogyan válik lehetségessé egy intelligens kereső alkalmazása mindenek felett.
Információféltés
A céges adatok gyakran szenzitívek, hiszen azok kötődhetnek például személyes jogokhoz vagy üzleti titkokhoz. Azon vállalkozások számára, akik nagy mennyiségű ilyen adatot tárolnak – gondoljunk csak a pénzügyi- vagy a biztonsági szektorra – alapvető fontosságú, hogy adataikat biztonságban tudják, éppen ezért gyakran ragaszkodnak egy korszerűtlen, de ugyanakkor biztonságos és bizonyított rendszerhez. Ez az indok nagyon is érthető, így mindenképpen érdemes olyan partnert – és megoldását – választani, aki az adatgyűjtés folyamán nem válik adattulajdonossá, illetve azokat nem adhatja tovább harmadik fél felé.
Az informatikai szaktudás hiánya
Számos vállalkozás van, amelyek méretükből adódóan jelenleg még viszonylag kevés dokumentumot kezelnek, de a dinamikus fejlődésnek köszönhetően exponenciálisan növekszik ezek száma. Ez a folyamat ideig-óráig kézbentartható és kezelhető a munkatársak számára. Az ilyen – jelenleg még – kisebb méretű vállalkozások azonban sok esetben nem alkalmaznak informatikust, rendszergazdát, akihez a felmerült igényekkel fordulni lehetne, a munkatársaktól pedig nem várható el, hogy ismerjék azon rendszereket, szoftvereket, melyek megoldást kínálhatnak a problémára. Gyakran még az IT szakemberek sincsenek tisztában a piacon elérhető megoldásokkal.
Van megoldás
Az adatgyűjtés nehézségeinek dacára léteznek olyan speciális megoldások, amelyek segítségével a céges adatvagyon részét képező dokumentumok (beleértve a világhálón megjelenő tartalmakat is) összegyűjthetőek, illetve azok tartalma egységesen, egyetlen felületről kereshetővé tehető.
A Precognox által fejlesztett és integrált szöveganalitikai megoldások teljes mértékben lefedik az adatgyűjtéstől az intelligens keresésig terjedő folyamatokat. Ezeknek köszönhetően többé nem jelenthet problémát a valóban hasznosuló vállalati adatgyűjtés vállalati adatgyűjtés.
Adatgyűjtés az internetről
A TAS Data Collector szolgáltatás képes az interneten található strukturálatlan adatokat letölteni oly módon, hogy a tartalmakat strukturált formába rendezni, ezáltal elérhetővé teszi más információs rendszerek számára, illetve alkalmassá a további feldolgozásra, elemzésre vagy vizualizálásra.
