A digitális transzformáció korában az exponenciális növekvő adatmennyiség kezelése és hatékony kiaknázása kizárólag úgy valósulhat meg, ha a szükséges információk megtalálásához fejlett keresőmegoldást alkalmazunk. Az interneten fellelhető tartalmak között könnyedén kereshetünk, hiszen a különböző keresőmotorok már igen fejlettek és számos extra funkciót is kínálnak. De mi a helyzet, amennyiben a vállalati közegben válik szükségessé az információk utáni kutatás?
Röviden a vállalati keresésről
A vállalati keresés a különböző adatforrásokból származó tartalmak elérhetővé és hozzáférhetővé tételét jelenti a felhasználók számára egy adott szervezeten belül. Annak ellenére, hogy a koncepció egyszerűnek tűnik, egy hatékony keresőmotor megvalósítása nem könnyű feladat, hiszen azt a szervezetek igényeinek megfelelően kell implementálni ahhoz, hogy segítse a releváns tartalmak kinyerését.
https://www.youtube.com/watch?v=Z7uGEHirJ1U
De miért vált ilyen fontossá az elmúlt években a vállalati keresés. Most 5 okot is bemutatunk:
1. A dokumentumok sokfélesége
A vállalaton belül számos különféle dokumentumot használunk. Szöveges dokumentumok, táblázatok, prezentációk, képek és videók, emailek. Az ezek kezelését segítő szoftverek és alkalmazások szinte egytől-egyig tartalmaznak beépített kereső megoldást, amelyek fejlettségi szintje ugyan eltérő, de az igazi problémát az okozza, hogy egy adott információ megtalálásához minden rendszerben egyesével kell keresnünk. Könnyű megérteni, hogy egy univerzális keresőmegoldás mekkora segítség lehet ilyenkor.
2. Az adatmennyiség megnövekedése
Minél több adattal és dokumentummal dolgozunk, annál nagyobb kihívássá válik a releváns tartalom megtalálása. Gondoljunk csak arra, amikor egy-egy dokumentumnak számos mentett verziója létezhet. Ilyen esetben például komoly segítséget nyújtanak a vállalati keresőben található találati szűkítési lehetőségek, amelyek használatával egyszerűen megtalálható a konkrét dokumentum.
3. A globalizáció
A globalizáció következtében a cégek összeolvadásával hatalmas vállalatóriások jönnek létre. A fúzióban résztvevő szervezetek számára az alkalmazott rendszerek egységesítése pedig hatalmas kihívást és problémát jelent, hiszen ezek között többnyire nincs átjárási lehetőség (például eltérő vállalatirányítási vagy CRM rendszerek). Egy közös vállalati keresővel lehetségessé válik, hogy akár az összes rendszerben egyidejűleg indítsunk lekérdezéseket.
4. Az idő pénz
Egy átlagos irodai alkalmazott a munkaidejének akár a 20%-át is információkereséssel tölti, amely jelentős időbeli kiesést jelent a vállalkozás számára. Ezzel ellentétben egy vállalati keresőszoftver nagy mértékben csökkenti a szükséges információk megtalálására fordított időt, így elősegítve a magasabb hozzáadott értékű feladatok megvalósítását.
Sokat veszíthetnek a cégek a modern technológia mellőzésével
Az optikai karakterfelismerés területén partnerünk, az ABBYY kutatása alapján a munkavállalók 92 százaléka egy teljes munkanapot is veszít hetente a vállalati dokumentumokban történő kutatással.
5. Hatékony üzleti döntéshozatal
Az üzleti döntéseket mindig a rendelkezésre álló információk alapján hozzák meg. Ahhoz azonban, hogy valóban a megfelelő döntés szülessen meg, alapvető fontosságú, hogy minden releváns információ elérhető legyen még akkor is, ha a megtalálásukhoz rendelkezésre álló idő igen korlátozott. Ilyenkor a precizitás és az időfaktor egyértelműen indokolttá teszi egy hatékony vállalati kereső alkalmazását.
A fenti okok mellett természetesen számos esetben válhat nélkülözhetetlenné egy vállalati kereső, ilyen lehet a kényelem, a különleges keresési igények vagy éppen a jogosultságokhoz kötött keresési folyamat biztosítása.
Tudjon meg többet a TAS Vállalati keresőről és arról, hogyan valósítható meg segítségével a hatékony vállalati keresés a gyakorlatban!
